提案の成否は「ヒアリング」が握る！成約率21％アップの資料作成・打ち合わせのコツとは？

当社は創業から１０年を迎える広告制作会社（デザイン事務所）です。
企業、お店、医療機関など幅広い業種・ジャンルのホームページ、看板などの広告制作を行っています。
ただ、創業１０年、会社が順調に成長しているわけではありません。
業績が思ったように成長せず、資金繰りのピンチを迎えたこともあります。
正直、何度も会社を畳もうと思いました。（笑）

こんな事を言っていますが、お問い合わせや依頼が全くなかった訳ではありません。
当社が最も苦しんだのは「成約率」でした。
実績があっても、たくさんお問い合わせ・ご依頼を頂いても、クライアントに合った企画や見積りをご提案できないとライバル会社に負けてしまいます。

つまり、当社はヒアリングを怠り、資料作成や打ち合わせで連敗だらけで業績が上がらなかったのです。
そこから初心に立ち帰り、ヒアリング・資料作成・打ち合わせを重視することで成約率が２１％アップし業績が向上しました。

今回は…「提案しても成約率が上がらない！」
受注しても完成までスムーズに業務が進まない！と言うビジネスパーソンに向けた内容になっています。

※この記事はアドビ社のPR企画「みんなの資料作成」に参加して執筆しました。

良いヒアリングと提案資料でプロジェクト全体の効率をアップ！

デザインをはじめとする「ものづくり」の最終ゴールは、完成した製品を納品することです。
そして、制作開始から完成・納品までの期間をできるだけ短く効率良く進めることで、キャッシュフローの計画がズレることがなくなります。

逆を言えば、もし完成が遅れてしまい納期が延びることになると、資金繰りの悪化を招くきっかけとなってしまうということです。
そのため、制作開始から完成までをスムーズに行うためのヒアリングや提案資料の作成は、非常に重要なのです。
良いヒアリングや提案資料には、キャッシュフローの計画を崩さないこと以外にもメリットがたくさんあります。
どのようなメリットがあるのか、具体的にみていきましょう。

【メリット1】良いヒアリングは提案資料や打ち合わせの精度をグッと上げる

クライアントとの関係構築において、初期の打ち合わせがもっとも重要だということをご存知の方も多いでしょう。
ヒアリングによって、クライアントが抱えている課題やこちら側に求めている事が分かり、後々の見積書・提案資料のクオリティが変わってきます。

「ヒアリングを制する者はビジネスを制する！」と声を大にして言いたい程です。

当社では、提案資料のスライドをAdobe Acrobat オンラインツールでPDFに変換し、ヒアリングシート（備忘録）と一緒に送付しています。

PDFにしている理由はPC・スマホなどのデバイスに関係なく表示がスムーズだからです。
最近は出先で資料を確認される方が増えているので、スマホでも難なく確認できる点は大きなメリットです。

また、資料はグラフや挿絵を載せるのでファイル容量が大きくなりがちです。
そんなときはAdobe Acrobat オンラインツールの「PDFを圧縮」機能を使えば、ファイル容量をコンパクトにしてから共有できて便利です。

【メリット2】良い提案資料は単価を上げる

ヒアリングを基に提案資料を作成するわけですが、良い提案資料は単価を上げるチャンスを生み出します。もちろん、クライアントにも予算があります。
しかし、クライアントのビジネスの幅を広げ、成長する可能性が分かれば予算を少し超えても依頼したくなるものです。
クライアントの予想を超え、新たな気づきを与える提案資料は双方にビジネスチャンスを生み出します。

【メリット3】良い提案資料はサービス・制作物のクオリティを上げる

良い提案資料を作成するとサービス・制作物のクオリティをグッと上げることに繋がります。

少し脱線しますが、当社には毎月、多くのフリーランスのデザイナーさんやライターさんから「一緒にお仕事させてください！」とお問い合わせを頂き、自身をアピールする資料を送付して頂きます。

上から目線のように感じられたら申し訳ないですが・・・実力がある方は、資料を拝見しただけですぐに分かります。

自己PRしたい内容が明確なのはもちろん、デザインも洗練されていて読みやすく「このクリエイターさんは、クライアントが何を求めているのかを理解して、わかりやすく伝えられる人なんだな」などと感心してしまいます。

このように良い提案資料とは、クライアントが求めるクオリティやサービスを提供できることを示す「自己PR資料」といえます。

クライアントが求めているクオリティ・内容が理解できていれば、間違ったモノを提案するリスクを減らすことができます。

さらに自分たちが持っているノウハウをどう活用すれば、それ以上の提案ができるのか精度の高い試行錯誤と提案が可能になるのです。

自然と提案のクオリティも上がりますし、クライアントからの信頼を勝ち取ることができます。

【メリット4】良い提案資料はプロジェクトのスピードを上げる

先ほどお話しした「良い資料はサービス・制作物のクオリティを上げる」に共通しますが、良い提案資料を作成することでプロジェクトの完成イメージや工程も明確になります。
（何をする必要があって、何が不要か分かる。）

つまり、プロジェクトの進行もスムーズになり、スピードも上がります。

 クライアントの本音を探る！ヒアリングシート作成のコツ

ここからは「良いヒアリング」を行うために必要となるヒアリングシートについて解説します。

ヒアリングと言えば、ペンとノートを持って行う人が大多数だと思います。
中にはボイスレコーダーを準備している人も居るかもしれません。

（ちなみに・・・私はボイスレコーダーは使いません。録音している事が分かると、人は自然と自己防衛が働いて無難なことしか話さない可能性があるからです。何気ない会話の中に本質・本音が隠れていることがあります。）

メモを取ることは当然ですが、「必ず聞きたい質問事項」をまとめたヒアリングシートの用意は必須だと思います。

なぜ、そこまでヒアリングシートを重要視しているのか。
それは、ヒアリングの精度を高めるためです。
コミュニケーションにおいて聴覚情報が３８％、視覚情報が５５％を占めると言われています。
これは「メラビアンの法則」と言われるものです。

例えば、こんな経験はありませんか？

質問した内容に対し、相手の回答が最初は質問に合った内容を話しているが、結果的に質問に対する答えになっていないケースです。
話している間に質問内容を忘れ、自分の中で質問の意図をすり替えてしまうのです。
しかし、ヒアリングシートがあれば、事前に質問内容を視覚で確認いただいているため、精度の高い受け応えをしてもらえるのです。

（何度も質問事項を確認できるので脱線防止にもなります。）

ヒアリングシートに欠かせない3つの質問

ヒアリングシートには見積書・提案資料に必要な質問事項を記載します。
弊社のヒアリングシートでは、以下の3点について質問しています

①制作依頼物について

これはホームページ、看板、パンフレット、コンサルティングなど何を依頼したいのかをチェック形式で選択して頂いています。
お問い合わせ時に事前に依頼内容はお聞きしていますが、確認のためにヒアリングシートでも聞くようにしています。

以前はチェック形式ではなく、クライアントが自由に記入できる様式にしていましたが、記入の時間や手間が発生するため選択式に変更しました。

また、選択形式にした理由はもう1つあります。
それは、クライアントが知らなかった弊社のサービスに気づいてもらうためです。

「あれ？ホームページ以外にも看板やってるの？」
「ホームページ以外にも動画制作もできるんですね！」

と＋αでビジネスチャンスを増やすきっかけとなります。
余談になりますが、昔勤務していた会社の先輩に、こんなことを言われた事があります。

「相手は君が思ってるほど君のことなんか興味ない。基本は都合の良いことしか知ろうとしない！」

これはビジネスの場面に限らず言えることかもしれませんが、やはり自分のことを、相手にもっと知ってもらうためには、自分からアプローチしていかなければならないのだという、当時の気づきが今に生きています。

②予算・納期について

予算と納期についてはヒアリング時に必ず（１０００％）聞かなければいけません。
ここで私の失敗談です。（唐突！そして、本当にアホな話です。）

私は創業してしばらくの間、打合せ時にクライアントに予算をヒアリングしていませんでした。依頼内容はお聞きしますが肝心の予算を聞かず、見積書を作成していました。

案の定、予算と合わず連戦連敗。見積書を作成する時間も無駄で非効率でした。
正直、予算を聞くのが怖かったんです。（笑）

「すごく低予算の希望を言われたらどうしよう・・。」

「予算を聞くと値引き交渉を一気にされるかな・・。」

小心者でなんでも不安に思ってしまう時期でした。
ちなみに予算額に大きな開きがある場合は、ストレートにお断りするか依頼内容の交渉を行います。

納期については自社スケジュールで対応できるのか判断するためです。
当社の場合、看板デザイン・施工を行っていますがデザインが決定し、看板本体を制作するのに約７〜１０日必要になります。

「明日に野建て看板ほしいんだけど！」

というお問い合わせをいただくことが、実は年に1、2回あったりするのですが、こればかりは、どうにもこうにも対応ができないのです・・・。

③目的・目標について

クライアントが今回の依頼で何を求めているのか目的・目標を聞かなければいけません。
「新規顧客の開拓なのか」
「サービス・商品の価値向上（ブランディング）なのか」
できる限り具体的にヒアリングする必要があります。

実は、お問い合わせをいただく段階で、「目的・目標」が定まっていないクライアントは結構多くいます。
なぜなら、この時点でのクライアントの目的は「相見積もりを取る」ということだからです。
ですが我々の業務特性上、これは1個いくら、これは1時間いくら、という風に単純に見積りを出すことは難しい・・・。
だからこそこの時点で、目標・目的をヒアリングできれば提案資料が作りやすくなります。

クライアントのストライクゾーンも分かるので、企画案も考えやすいですよね！

目的・目標を達成する手法についてもアドバイスしたり、意見を言うことで、信頼を勝ち取ることもできます。

成約率を左右する！提案資料作成のコツ

ヒアリング内容を基にクライアントへの提案資料を作成します。
この提案資料によって、成約率はもちろん、成約後の制作工程も変わってきます。

提案資料でクライアントの目標と制作物の方向性を明確にする

提案資料では、ヒアリング内容を基にクライアントの目標を明確にし、その目標を達成するための企画や制作物の方向性を示します。
ただ、「ヒアリングシートで記載すべき内容」の章でも書きましたが、クライアントの中には目標・方向性が定まらないまま依頼される方もいらっしゃいます。
提案資料の段階で目標を達成する方法、制作物の方向性をお互いに確認し、意思共有をする必要があります。

（例）ホームページ制作の場合

方向性が明確になっていないクライアントの場合は、参考として、イメージと真逆のWEBデザインをお見せします。
これによって、方向性が明確になったり、新たな発見をして頂ける場合もあります。
また、すでに方向性が明確な場合は、クライアントが参考にしているWEBサイトを見せて頂きます。

コンセプト資料が重要！制作物を作成・提案する

提案資料の内容を擦り合わせた所で、次は制作工程に入ります。

当社の場合は看板デザイン、チラシやパンフレットのデザイン制作にはAdobe Illustrator、ホームページに使用する画像編集はAdobe Photoshopを使用しています。

ホームページ制作はAdobeXDでワイヤーフレーム、プロトタイプを制作し、
スタッフの中には、コーディングはDreamweaverを使用しているスタッフもいます。

デザイン案を提案する際はコンセプトや意図を説明した資料は必須！

デザイン提案資料には、そのデザインにどのような意図があるのかコンセプトの説明文を記載します。
デザインは説明しなければ相手に意図が届きません。
説明文なしでこちらの意図が全て通じるデザインが制作できれば素晴らしいですが、
ひとりひとり、感性が違うので誤解を招かないように記載しましょう。

デザイン案・構成をクライアントに送付

制作したデザイン案・コンセプト資料をPDFでクライアントへ送付します。
ここで忘れてはいけないのが、PDFファイルは必ず圧縮して計量化することです。
スマホでLINEやメールに添付されたPDFを開封したことはありますよね？

データ容量の数字でびっくりしたことありませんか？

データ通信量が月額決まっている方、すでに通信データ制限されている方も居るかもしれません。
データを軽くし、ストレスなく確認してもらえるようにしましょう！

PDFが便利！デザイン修正点や意見をヒアリングする

デザイン提案後は修正点や意見をヒアリングします。

直接お会いして打ち合わせできればベストなのですが、遠方のクライアントとはZoomやSkypeなどのオンライン会議ツールで打ち合わせすることもあります。

クライアントから頂いた修正点・意見を Acrobat オンラインツールの「PDFを編集」ツールを使ってコメント記入し、プロジェクトメンバーに共有します。

PDF編集ツールの良い点は複数人にリンクを共有して、同時にコメントを入れられることです。
デザイナー・コーダー・ディレクターそれぞれが意見や進捗情報をリアルタイムで共有することで、無駄な会議が減り、業務効率がアップしました！

「承認」は忘れずに！デザインを決定する

クライアントから頂いた修正点・意見を踏まえて修正デザイン案を提案します。
この「提案→修正」を２、３回程行いデザイン案が決定します。

さて、「デザイン案が決定したから一安心！」・・とはなりません。
ここで「確認・承認」を忘れてはいけません。
この確認・承認を忘れると次のような問題が発生します。

納品後の誤植・記載ミスによる責任問題

納品後に誤植や記載ミスの指摘がくるケースです。
文章の打ち間違いならこちら側の問題ですが、打ち合わせで一度も出なかった指示をされるケースもあります。
修正作業・修正費用が発生した場合にどちらに責任があるか明確にすることができません。
基本的にトラブル防止の為に行う確認・承認ですが、万が一の対応をするために必ず行いましょう。

【PR】資料作成・送付には「Acrobat オンラインツール」が便利

弊社の業務効率・成約率UPにはPDFが欠かせない存在になっています。
PDFの編集や共有には、アプリのインストールなしで気軽に使える Acrobat オンラインツールが便利です。
「PDF 圧縮」「PDF 分割」といった検索キーワードで検索して頂くと、Acrobat オンラインツールの各機能にすぐにアクセスできます。
「パスワード保護」や「署名の追加」など、セキュリティ面に配慮した機能がそろっているのも有り難いです。

皆様も Acrobat オンラインツールを活用して、業務効率・成約率アップに取り組みましょう！

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